dr Zbigniew Olejniczak
Departament Informatyki 
Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej

Wirtualny urząd pracy

Określenie "wirtualny urząd pracy" niezmiennie prowadzi do skojarzeń: społeczeństwo informacyjne, czy e-urząd. Chociaż o ile te skojarzenia są akceptowane i nie budzą emocji, o tyle przymiotnik wirtualny może budzić pewien niepokój. I całkiem słusznie, bowiem chodzi tutaj o taką sytuację, kiedy urząd się zdematerializuje, a z szacownej instytucji z urzędnikami pozostanie struktura wsparta na informatycznym szkielecie, nadzorowana i dozorowana przez niewiele osób. Przy takiej wizji: wirtualny urząd rychło straci akceptację przede wszystkim samych urzędników. W dalszej części zaprezentowano, jak na razie, teoretyczne ale i całościowe rozwiązanie, chociaż warto podkreślić, że poszczególne jego elementy w określonych fragmentach są już eksploatowane.
Idea wirtualnej instytucji, rzeczywistości czy jej fragmentu nie jest oryginalna. Jako przykład niech posłuży rozwijający się system e-bankowy, e-handel, e-biznes. Najczęściej przyjmuje się, że te i inne instytucje raczej kojarzą się ze sposobem prowadzenia działalności (za pośrednictwem internetu), a w rzeczy samej są jak najbardziej materialne. Tak więc w przyjmowanym dalej określeniu "wirtualny urząd" rozumie się instytucję, która zarówno ze względu na sposób prowadzenia działalności (za pośrednictwem internetu), jak i na sposób organizacji pracy (komunikacja elektroniczna) nie musi być związana z konkretnym miejscem, posiadać stałego zespołu pracowników, wyposażenia, biur etc. Może to być instytucja korzystająca z różnych, obcych zasobów.

Rysunek 1. Struktura wirtualnego urzędu pracy i jego otoczenia 

Źródło: Opracowanie własne.

Prezentację wirtualnego urzędu pracy zawiera schemat ogólny (rys. 1.), który pokazuje zarazem na strukturę, układ funkcjonalny, jak i obszary jego działalności. Na tym przykładzie dobrze widać otoczenie urzędu, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne.
Otoczenie wewnętrzne stanowi tutaj wąska grupa osób zabezpieczająca pracę systemu. Posługując się rys. 1. należy wskazać, że ta grupa osób jest związana z "centrum systemu", będącym strukturą technologii i technik informatycznych. Co ważne, nie jest ona w jakiś szczególny sposób ukierunkowana i zaangażowana w świadczenie usług merytorycznych, bardziej zabezpiecza możliwość świadczenia tych usług.
Usługi wirtualnego urzędu zostały umownie zgrupowane w następujący sposób:
· usługi podstawowe, czyli takie, które związane są dzisiaj z przyznawaniem świadczeń (materialnych jak i niematerialnych, np. różne formy podnoszenia kwalifikacji),
· usługi związane z doradztwem zawodowym,
· usługi pośrednictwa pracy,
· system informacji i wsparcia informacyjnego.

Rysunek 2. Struktura podsystemu informacyjnego wirtualnego urzędu pracy

Źródło: Opracowanie własne

Wirtualny urząd posiada oczywiście otoczenie zewnętrzne, które stanowią: klienci urzędu, samorząd terytorialny, instytucje i urzędy, partnerzy. Grupą szczególnie interesującą i zasługującą na wyróżnienie są klienci (bezrobotni i poszukujący pracy, pracodawcy).
Spośród 4. wyróżnionych zakresów funkcjonalnych już dzisiaj najlepiej oprzyrządowanym jest informacja. Można właściwie spostrzec, że usługi internetowe już dzisiaj realizują tę funkcję w zadowalającym stopniu. Począwszy od prostych serwisów www, a na portalach skończywszy, działalność informacyjna może być realizowana w szerokim zakresie. Sfera informacyjna posiada już szereg rozwiązań od statycznych serwisów informacyjnych począwszy, po interaktywne formy udzielania informacji. Przykładową strukturę serwisu/podsystemu informacyjnego urzędu pracy przedstawiono na rys. 2.
Równie popularnym i dobrze opracowanym zakresem funkcjonalnym jest pośrednictwo pracy. W dalej analizowanym wzorcu przyjęto realia polskie, które jednak w znacznym stopniu należy uznać za mocno tradycyjne. W szczególności chodzi o sposób pozyskiwania ofert pracy. Tak, jak pokazano na rys. 3, oferty dostępne w systemie pośrednictwa mogą pochodzić z kilku źródeł: 
· oferty mogą być pozyskiwane z serwisów prasowych;
Przy takim sposobie (źródle) pozyskiwania ofert istnieje realne niebezpieczeństwo wielokrotnego wprowadzenia do systemu tej samej oferty.

Rysunek 3. Struktura podsystemu: pośrednictwo pracy

Źródło: Opracowanie własne.

· oferty dostępne w innych serwisach internetowych;
Podstawowy problem polega na tym, że serwisy internetowe traktują zbiory ofert pracy, jako jeden z elementów podwyższających oglądalność. Jeżeli więc poszukujący pracy będzie chciał "odwiedzić" kolejne zlinkowane strony w celu uzyskania informacji o ofertach pracy, będzie musiał na każdej z nich wyszukiwać interesującą ofertę "od początku". Wydłuża to znacznie proces poszukiwania i zniechęca. Rozwiązaniem najkorzystniejszym byłaby zintegrowana wyszukiwarka, która dostarczałaby serwis ofert z kilku stron stowarzyszonych.
· oferty wprowadzane samodzielnie przez autoryzowanych i nieautoryzowanych "dostawców";
Wprowadzanie ofert "z zewnątrz" do systemu firmowanego przez urzędy pracy budzi poważne kontrowersje. Przyczyna tkwi w wiarygodności ofert, treści sformułowań, itp. Wprowadzanie ofert przez osoby zewnętrzne wymagałoby uruchomienia procedury ich stałej weryfikacji.
· oferty pozyskiwane przez urzędy pracy.
Ten rodzaj ofert posiada najwyższą wartość i wiarygodność. Rzecz w szczególności w tym, że urzędy pracy posiadają takie oferty pracy, które są najchętniej poszukiwane, bowiem adresowane do wszystkich zawodów i poziomów kwalifikacji, od najniższych poczynając. 
Jeżeli ocenić poszczególne subsystemy wirtualnego urzędu (jak na rys. 1.) to trzeba zauważyć, że dwa powyżej przedstawione (informacja i pośrednictwo) praktycznie istnieją. Jedynie przy pewnej ich modyfikacji i integracji, aktualne rozwiązania byłyby wystarczające i mogą się wpisać do koncepcji e-urzędu.
Zupełnie nową jakość stanowią dwa kolejne subsystemy: doradztwo zawodowe oraz obsługa podstawowa. Wymagają one nowych narzędzi, zupełnie innej organizacji pracy, a nade wszystko zmian w mentalności zarówno urzędników, jak i menedżerów administracji.
Subsystem doradztwo zawodowe (zgodnie z przyjętym założeniem) jest całkowicie "odmiejscowiony", a jednocześnie najpełniej wyraża ideę wirtualnego urzędu, co wyraża się m.in. w przyjętej ścieżce obiegu informacji.
Podstawowy punkt subsystemu (stanowisko wejściowe) może być umiejscowiony i usytuowany w dowolnym miejscu. Co prawda na schemacie przyjęto, że jest to specjalnie zaaranżowane stanowisko obsługi (np. w gminie), jednakże może to być równie dobrze jakiekolwiek stanowisko komputerowe, gdziekolwiek np. w kawiarence internetowej lub nawet w domu.

Rysunek 4. Struktura i przepływy informacji w subsystemie doradztwo zawodowe

Źródło: Opracowanie własne.

Przebieg procesu doradztwa zawodowego przedstawia się następująco: klient wirtualnego urzędu rozpoczyna proces doradztwa zawodowego, wypełniając test (serię testów) dostępnych na stanowisku lokalnym lub zaimportowanych przez internet (albo dostępnych w internecie w trybie on line). Wypełniony test (na specjalnym stanowisku może być nawet dostępna pomoc w osobie instruktora) zostaje odesłany do analizy. Co istotne, doradca zawodowy, który jest tutaj adresatem i dokona analizy, może być zlokalizowany w dowolnym miejscu, pracując właśnie w wirtualnym urzędzie (stanowiąc element jego struktury). Wynik analizy testu zostaje następnie odesłany na adres (i w sposób) wskazany przez klienta. Jeżeli sytuacja tego będzie wymagać klient zostanie skierowany do instytucji (np. poradni), która na zasadzie kontraktu będzie świadczyć usługi w zakresie zaawansowanym.
Takie rozwiązanie jednego z najbardziej strategicznych procesów usług urzędu musi budzić szereg wątpliwości. Przede wszystkim usługa straciła cechy indywidualności i została zestandaryzowana (obieg informacji, formularze i testy standaryzowane). Zerwany został równocześnie bezpośredni kontakt doradcy zawodowego z klientem. Co prawda istnieje możliwość, że taki kontakt będzie miał miejsce, ale tylko wówczas, jeżeli usługa wejdzie w drugą fazę (zaawansowaną, usługi doradztwa kontraktowanego), ale pozostaje faktem, że z "odmiejscowieniem" usługi nabrała ona przykrych walorów anonimowości.
Podobna organizacja obiegu informacji i pracy będzie występowała w zakresie subsystemu usługi podstawowe. Istotna różnica polega na wyposażeniu stanowiska, które musi zapewniać wykonanie konkretnych zadań. Powinno ono mieć kilka dodatkowych walorów, a mianowicie:
· zapewniać możliwość przekazania dokumentów tekstowych (papierowych), np. na zasadzie obrazów skanowanych do obsługującego urzędnika,
· stwarzać możliwość uzyskania wzorów dokumentów i formularzy (np. poprzez wydruk zlecany zdalnie ze stanowiska urzędnika świadczącego usługę),
· pozwalać na autoryzację klienta i równocześnie na autoryzację usługi. Wydaje się, że takie rozwiązanie jest możliwe przy wykorzystaniu kart z wbudowanym układem (chip). Aktualnie są już mocno zaawansowane prace nad WDT (wielofunkcyjny dokument tożsamości) i jest absolutnie realne, aby jedną z informacji kodowanych na WDT była adnotacja dotycząca "wizyt" w wirtualnym urzędzie. Jeżeli dodać do tego zrealizowany w Śląskiej Kasie Chorych sposób autoryzowania usługi medycznej, przez jednoczesne zastosowanie kart typu chip, przez lekarza i pacjenta to pewien obraz usługi podstawowej w wirtualnym urzędzie nabiera cech realności.


Podsumowanie

Wirtualny urząd pracy stanowi nowe jakościowo rozwiązanie, które upowszechnia i ułatwia dostęp do usług rynku pracy. Powoduje obniżkę kosztów usługi w wymiarze bezpośrednim i społecznym. Integruje wiedzę i doświadczenie z kilku dziedzin. Sprzyja edukacji w zakresie zagadnień, odnoszących się do sfery zatrudnienia, wyboru zawodu i aktywizacji zawodowej. Zwiększa szanse znalezienia pracy poprzez wyszukanie stosownej oferty pracodawcy, a także zaoferowanie własnej wiedzy i umiejętności jako wartości rynkowej.
W formie zsyntetyzowanej, cechy i cele wirtualnego urzędu przedstawiają się, jak poniżej.

I. Cechy systemu można określić następująco:
1. Realizacja usług obejmujących wszystkie sfery związane z wyborem zawodu, poszukiwaniem pracy, a także uzyskaniem należnych świadczeń uregulowanych obowiązującymi przepisami: informacja; rejestracja i potwierdzanie gotowości do pracy; doradztwo zawodowe; pośrednictwo pracy.
2. Możliwość realizacji usług na różnych poziomach fachowości, a więc:
a. udostępnianie usług bezpośrednio klientom systemu,
b. zapewnianie porad prawnych i zawodowych autoryzowanych przez specjalistów.
3. Dostępność usług w trybie bezpośrednim i pośrednim ze stanowisk wydzielonych i poprzez sieć internetową.
4. Wykorzystanie istniejącego potencjału rynku pracy zawartego w formach zinstytucjonalizowanych, jak np.: urzędy pracy.
5. Integrowanie instytucji obsługujących rynek pracy w jednolitą wirtualną instytucję, która nie posiadając własnych zasobów integruje zasoby obce, steruje i koordynuje przepływami strumieni informacyjnych i decyzyjnych.
6. Modularność budowy zarówno ze względu na przetwarzanie, przesyłanie i przechowywane informacji jak i na realizację systemu od strony programowej i sprzętowej.
7. Skalowalność systemu, która wynika z możliwości nawiązywania współpracy (kontraktowania) w zakresie sprecyzowanych zadań.
8. Niezawodność i bezpieczeństwo przepływów, przetwarzania i przechowywania informacji.
9. Usprawnienie procesów wytwarzania i archiwizowania dokumentów i dokumentacji.
10. Otwartość na systemy zewnętrzne. 
11. Przystosowanie do modyfikacji i modernizacji systemu.

II. Cele realizacji systemu
1. Aktywizacja zawodowa.
2. Wzrost mobilności zatrudnieniowej i sprzyjanie przemieszczeniom pracobiorców.
3. Obniżka kosztów świadczenia usług rynku pracy, w tym kosztów społecznych.
4. Wzrost jakości usług rynku pracy.
5. Ułatwienie dostępu i uatrakcyjnienie form świadczenia usług rynku pracy.
6. Ułatwienie kontaktów pomiędzy bezrobotnymi i poszukującymi pracy a specjalistami rynku pracy.
7. Możliwość kreowania własnego wizerunku przez poszukujących pracy.
8. Edukacja zawodowa młodzieży i poszukujących pracy.

Jak wspomniano wyżej, idea instytucji wirtualnej nie jest nowa, a w wybranych obszarach ma już konkretną realizację. Zanim odrzuci się teni podobne pomysły warto zastanowić się nad wymową liczb. 
Załóżmy, że zamierzamy powołać 2500 gminnych centrów pracy (takie pomysły już powstają, a nawet się materializują). Aby w dzisiaj dostępnych uwarunkowaniach, uruchomić punkt obsługi klienta w gminie należy wydatkować kwotę 40-50 tys. , czyli w skali kraju 125 mln. zł. Nawet jeżeli szacunek jest zawyżony to jego dwu- (trzykrotne) pomniejszenie i tak daje kwotę ogromną, czyli małorealną. Trzeba sobie uświadomić, że w tej skali wyposażenie każdego punktu w jedno stanowisko to wydatek 10 mln. zł. Pozostaje jeszcze ocenić eksploatację, pracę ludzi, konieczne kontakty bezpośrednie pracowników.

Poddajmy na koniec analizie SWOT ideę Wirtualnego urzędy pracy

 Jeżeli taki wydatek jest w ogóle możliwy (jak oszacowano), to alternatywnym rozwiązaniem jest realizacja idei e-urzędu, którego istotnym materialnym wyposażeniem byłoby wielofunkcyjne stanowisko zdalnego dostępu. Koszt takiego stanowiska jest porównywalny z uruchomieniem gminnego centrum pracy, natomiast eksploatacja będzie nieporównywalnie niższa. 
Czy warto więc rozwijać ideę e-urzędu? Wydaje się, że staje się ona bardzo realną alternatywą dla mnożenia kolejnych punktów obsługi wyposażonych na zasadzie przypadku i obsługiwanych przez przyuczonych urzędników.